Sobre-comunicación, para mantener el enfoque del equipo

La primera vez que oí el término Sobre-comunicación me sonó mal. Porque hemos aprendido que la preposición sobre implica exceso, y el exceso no apunta a la productividad. Pero he aquí un caso para re-aprender; la frase de Alex Irvine, citado en Por qué necesita sobre-comunicarse (Karnjanaprakorn, 2015), lo explica todo: “Es mejor decirle a alguien algo que ya sabe, que no decirle algo que necesitaba oír.»

Durante años critiqué el uso de la información como manejo del poder dentro de las empresas. Aún es normal encontrar eso en las empresas, y por eso el sigilo es la regla. Quien tiene información puede ejercer algún tipo de poder con ella. En mi libro Competitividad, la clave del éxito empresarial (Fonseca, 2015) explico la urgencia de suministrar permanentemente la información requerida para asegurar el debido desempeño de los equipos, a lo largo y ancho, a lo alto y bajo dela empresa. Pero con la Sobre-comunicación se va más allá, y se habla de la necesidad de que el líder domine esta técnica (que incluso declaran como arte) para mantener el enfoque de la gente en lo que es realmente importante. Sin embargo, no significa que hay que comunicar todo, todo el tiempo.

Refraseando algunas frases del artículo Cómo saber si alguien tiene reales habilidades de líder (Schwantes, 2019), hay que dar transparencia sobre el desempeño de la empresa,  explicar el porqué detrás de las decisiones, y estar abierto a preguntas y comentarios. Es un trabajo permanente de cada líder, que debe ser experto en comunicar la información de manera clara, consistente y corta, asegurándose de que no sólo lo han escuchado, sino que lo han entendido. Y sobre todo para el líder superior (CEO, presidente o gerente general), lo cual exige una desmitificación de su lejanía como expresión de jerarquía, tan usual en nuestro medio.

Los beneficios son sorprendentes, según los testimonios de los dos autores citados (ambos CEOs):

  • Cuando no se comunica lo que está pasando, se da espacio para que la gente especule, comparta rumores, y generalmente termine escuchando a quienes quieren causar caos o malestar persiguiendo intereses particulares.
  • La gente empieza a entender qué, y más importante, por qué se están haciendo las cosas. Esa comprensión sube la confianza, el sentido de pertenencia y la responsabilidad en la misión.
  • Se direcciona el trabajo de los equipos, lo que permite que haya mayor agilidad en las acciones que realmente se requieren. Ayuda a mantener el foco en lo que importa.

Los beneficios son absolutamente valiosos.

Hay que resaltar que esto aplica con precisión también para los gobernantes de los países, las regiones y las ciudades. Siempre y cuando haya unidad en el objetivo superior, esto sería un gran “debería ser” para los líderes políticos.

Algunas sugerencias para aprender y aplicar esta habilidad, parte extractadas de las fuentes. parte con mis aportes:

  • Hay que aprender y acostumbrarse a ser transparente. La confianza de su gente se basa en la claridad, no en la confidencia.
  • Hay que construir una cultura de rendición de cuentas. Se dan explicaciones a su gente.
  • Priorice, sintetice, extracte, hágalo y manténgalo simple, use palabras clave.
  • Personalice el mensaje dependiendo de a quien le habla, hágalo pertinente, con el lenguaje apropiado y focalizado según las actividades e intereses del público al que le habla.
  • Use todos los medios de comunicación posibles, desde los encuentros personales, las reuniones y todo tipo de interacción, hasta las redes sociales. Cualquier momento es una oportunidad.
  • Refuerce el mensaje con recordatorios, porque las personas olvidan y los recordatorios movilizan a los miembros de su equipo. Además, les demuestra que está enterado, que le importan sus resultados, que está pendiente.
  • Las sorpresas son válidas, buenas o malas, puesto que como todos sabemos, lo inesperado puede surgir en cualquier momento. Es parte del mundo de los negocios actual. Y es parte de ser trasparente.
  • Interactúe, pregunte, escuche, cuestione, resuelva, explique, refuerce.

Bibliografía

Fonseca, R. (2015). Competititividad, la clave del éxito empresarial. https://www.alfaomega.com.co/competitividad-la-clave-del-exito-empresarial-5729.html: AlfaOmega.

Karnjanaprakorn, M. (25 de marzo de 2015). Why you need to over-communicate. World Economic Forum. Obtenido de https://www.weforum.org/agenda/2015/03/why-you-need-to-over-communicate/

Schwantes, M. (09 de octube de 2019). How Do You Know Someone Has True Leadership Skills? Look for This 1 Rare Habit. Inc.co. Obtenido de https://www.inc.com/marcel-schwantes/how-do-you-know-true-leadership-skills-look-for-1-rare-habit.html?cid=sf01001

 

Foto tomada de www.culturacientifica.com

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