Automatización de la toma de decisiones: aumenta la eficiencia organizacional y disminuye las posibilidades de corrupción. ¡Muchas ventajas simultáneas!

Observe cómo se pueden automatizar las decisiones de su empresa, logrando la mayor eficiencia, construyendo equipos de trabajo, evitando disociaciones entre su gente, falta de compromiso y blindándolas ante cualquier posibilidad de corrupción, grandes o pequeñas.

 

En esta metodología(1), se trata de volver lo más objetivas posibles aquellas opiniones que podrían ser muy subjetivas por parte de los involucrados. Hay que advertir que se trata de decisiones “rápidas” en las que se considere que no hay necesidad de profundizar más allá de la opinión juiciosa de los involucrados. En casos de mayor envergadura, es más recomendable seguir el método que se expone en el artículo Método del Mínimo Costo Total que se puede encontrar en http://bit.ly/1K24ryc aquí mismo en el blog.

 

Metodología de toma de decisiones.

  1. Difunda el método para tomar decisiones para que sea conocida por todos los involucrados.
  2. Enuncie la decisión con toda claridad.
  3. Defina quiénes deben estar involucrados en la decisión: quiénes deben participar por sus conocimientos, por su alineación con la búsqueda de los resultados buscados y por la necesidad que se comprometan con la decisión, entre otras razones clave.
  4. Establezca la estructura de calificación de la decisión: cuáles son los objetivos, cuáles de ellos son obligatorios, cuáles deseables, y en los deseables, cuál es el peso de cada uno con respecto a los demás, y la forma en que se calificarán las alternativas al compararlas para cada objetivo deseable. No olvide incluir en los objetivos los que conlleven la calificación de los riesgos. Publíquela y hágala visible para los participantes: una vez establecida no se cambiará.
  5. Difunda la necesidad de tener alternativas y comparta la información disponible de todas las alternativas entre todos los involucrados (la mayoría de las discusiones que se generan por diferencias de opinión son basadas en diferencias de información y no realmente de opinión).
  6. Analice las alternativas únicamente mediante la estructura de calificación establecida: elimine aquellas que no cumplen los objetivos obligatorios, y las que quedan, califíquelas para cada objetivo deseable, pondere los resultados con los pesos relativos, sume para cada una y haga un ordenamiento de mayor a menor puntaje. Si la estructura de calificación ha sido bien construida, la mejor decisión será la alternativa con el mayor puntaje.

 

Tecnología de automatización de procesos de negocios en la toma de decisiones.

Observe el paso a paso que se haría en forma automática, en los computadores de su empresa llegando a los involucrados en la decisión. En este ejemplo, usted tendrá el rol de líder de la decisión, o sea, de quien está a cargo de la decisión.

  1. Inicie una nueva toma de decisión, enunciando la decisión y eligiendo a los involucrados que normalmente estarán preestablecidos como miembros de comités especializados en toma de decisiones . Este paso podría ser automático iniciado desde otro proceso, por ejemplo, el de compras.
  2. Cada involucrado será requerido con el listado de objetivos, y la clasificación entre obligatorios y deseables, con sus pesos relativos, para recoger sus sugerencias para cambios en cualquiera de los elementos de la estructura de calificación. Para decisiones frecuentes esto llegará a ser estándar y podrá omitirse este paso.
  3. Recibidas las sugerencias, el automatismo le mostrará las diferencias de opinión con respecto a la estructura de calificación, y dependiendo de las reglas de negocio incluidas, recibirá la citación a una reunión específica para discutir y ponerse de acuerdo en todos los elementos de la decisión. Si no hay diferencias, no valdrá la pena la reunión e irá al punto siguiente. La reunión podrá ser muy específica, para oír la interacción, y finalmente aprobar y modificar algunos elementos de la estructura de calificación.
  4. El automatismo solicitará a todos los involucrados subir la información de las alternativas para la decisión, incluyendo folletos, correos, o lo que se necesite para lograr compartir debidamente la información.
  5. Cada vez que se suba información por parte de cualquiera de los involucrados, el automatismo la mostrará a los demás involucrados en sus pendientes, y registrará su apertura y lectura, solicitando su conformidad con la misma.
  6. Una vez se cumpla el plazo que haya establecido para compartir alternativas, el automatismo mostrará un cuadro con todas las alternativas para que cada involucrado aplique las reglas de la estructura de calificación en cada una.
  7. Cuando todos los involucrados han calificado las alternativas, el automatismo revisará los resultados comparados entre todos. Si el resultado de ordenamiento es igual para todos los involucrados, publicará la decisión y seguirá el proceso. Si no, aplicando las reglas que se hayan establecido, revisará la dispersión y el tamaño de las diferencias, para decidir si se cita a una reunión de discusión o si hay una mayor tendencia que permita tomar la decisión con certeza sin necesidad de la reunión.
  8. Si se cita la reunión, una vez surtida la discusión, el automatismo esperará los resultados de la misma y registrará los resultados finales, y publicará la decisión y sigue el proceso.

 

El automatismo incluso podría llegar a ser complementado con herramientas de estadística o de inteligencia artificial para sugerir cambios en las reglas que determinan si se cita la reunión de discusión o no, mediante el análisis de las calificaciones previas versus los resultados en las reuniones de decisión, dependiendo de las calificaciones antes y después de cada involucrado.

 

Como se puede deducir de la descripción anterior, la metodología de toma de decisiones unida al automatismo del proceso de decisión, logrará que en su empresa se tomen las mejores decisiones eficientemente, sin pérdidas innecesarias de tiempo (las reuniones por lo general son grandes consumidoras de tiempo), y sobre todo, sin perder la oportunidad de estimular el trabajo de su gente en forma conjunta, fomentando el trabajo en equipo con método, y blindándolo contra cualquier clase de corrupción que pudiera presentarse. ¡Muchas ventajas simultáneas!

 

(1)    algunos conceptos pueden encontrarse en El Nuevo Directivo Racional, Kepner Tregoe, http://bit.ly/1MKOHVq

 

Foto tomada de http://bit.ly/1K27rKX; emoticón tomado de http://bit.ly/1MKfguS.

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